Guia do mochileiro para planejar qualquer coisa

Foto de Jack Anstey em Unsplash

O futuro é incerto e o presente é interminável. O planejamento nos dá uma maneira de lidar com essa incerteza intimidadora; é uma maneira de impor nossa vontade nas vidas que vivemos e ter alguma medida de preparação para a incerteza do futuro.

Talvez você prefira “sentir” seu caminho através do que quer que seja, em vez de planejar - mas muitas vezes esse instinto precisa ser aperfeiçoado através da estruturação consciente até que você tenha o conhecimento necessário para acabar com a estrutura assim que a estrutura se tornar enraizada.

O planejamento não é uma maneira de criar uma estrutura tão rígida que acabamos com as alegrias da sorte e da espontaneidade emocionante que colorem nossas vidas, mas sim para criar um quadro no qual preocupações práticas não precisam nos distrair de apreciar a criatividade da vida.

O mundo prático está preocupado com os custos - custos monetários, tempo, esforço, custos emocionais de ansiedade e confusão. O planejamento reduz esses custos e nos dá a liberdade de focar no que realmente estamos tentando realizar, oferecendo o senso de direção necessário para a coerência e o senso de progressão necessário para a motivação.

Esta é uma leitura longa, então aqui está o tl; dr:

1. Brainstorm
2. Marque seu roteiro
3. Conecte os pontos
4. Controle seu plano

Estes são os princípios de planejamento aplicáveis ​​a projetos de maior tamanho e tamanho de grupo; esta é uma metodologia sobre como planejar. O planejamento não é obrigatório nem abrangente; nem tudo precisa ser planejado e não podemos planejar tudo. A chave é planejar adequadamente a atividade com o nível certo de detalhes.

O detalhe de um plano deve ser inversamente proporcional à duração do plano.

Viagem mais curta = um itinerário mais detalhado vs. Viagem mais longa = um itinerário menos detalhado

Tarefas diárias = detalhes muito específicos vs. plano de cinco anos = algumas metas gerais

Você entendeu a ideia. Quanto mais dependências externas, mais detalhes você precisará. Prepare planos em vários níveis.

É isso aí. Comece com o quadro geral, uma vaga sensação de onde você deseja ir. Em seguida, plote alguns marcadores de marcos, comece a preencher o contorno, eventualmente conectando os pontos e preenchendo os detalhes. Esses princípios de planejamento são familiares para você, tenho certeza. Seu professor de inglês do ensino médio provavelmente o ensinou com redação básica. Você conhece essas coisas. A parte desafiadora é realmente se comprometer com o planejamento e a execução.

O restante disso é em grande parte uma explicação específica de como aplicar esses princípios, com um extenso exemplo de planejamento de uma viagem, além de exemplos adicionais de como aplicar isso a outras tarefas, como planejamento trimestral da empresa, redação, design etc.

Planejando uma viagem

1. Brainstorming (Planejamento para planejar)

O mundo é enorme! Como você sabe para onde quer ir? Talvez você tenha uma lista do Pinterest de todos os lugares que sonha em visitar um dia - eles podem ser vagos como "Visit Spain" ou mais específicos como "percorrer todo o Caminho de Santiago pela Via Original". Talvez você não tenha nada além de um vago senso de aventura. Você pode viajar pela Europa, sudeste da Ásia, América do Sul etc. Talvez você tenha livros de viagem com páginas conquistadas por cães. Ou uma lista de itens em algum lugar do Notes ou um caderno físico com pequenos recortes de revistas.

seus sonhos são uma vadia fugitiva

Sem restrições, onde estão todos os lugares que você deseja visitar? Puxe um mapa e circule todos os lugares que você deseja ir. Tenha uma idéia de onde eles estão. No momento, não se preocupe com preocupações realistas, como orçamentos ou férias. "Talvez um dia" sonhos são permitidos. Tudo é puramente potencial neste momento.

Depois de ter esses objetivos vagos, comece a organizá-los. Comece organizando por proximidade geográfica e prioridade pessoal: isso mostra em um nível muito alto o que pode ser realista em uma única viagem e para onde você realmente deseja ir. Talvez você não tenha uma ótima noção de onde todos os pinos do seu painel do Pinterest estão no mundo e quais são seus sonhos - tudo bem também. Comece a fazer a pesquisa básica para descobrir que o Monte Everest faz fronteira com o Nepal e a China, para que faça mais sentido ver o Everest em uma viagem à Ásia, em vez de uma viagem à América do Sul.

Tudo isso é preâmbulo para realmente tomar uma decisão sobre quando e o que planejar.

2. Marque seu roteiro

os faróis estão acesos (gondor pede ajuda)!

Até agora, você deve ter uma noção de onde poderia ir. O próximo passo é preencher a lacuna entre potencialidade e realidade.

Decida quando e para onde ir e por quanto tempo. Escolha uma daquelas vagas viagens em potencial. Veja quando é um bom momento para visitar quais lugares, considerando o clima, as estações turísticas e os custos históricos de voos. Por exemplo, vamos decidir realizar nosso sonho de viajar pela Europa durante as férias de verão, dando-nos 12 semanas.

Talvez você veja uma ótima oferta de voos de ida para Londres e aproveite (procure em outros lugares dicas sobre como encontrar ofertas de voos e os custos / benefícios de voos de boca aberta). Este é o primeiro dia e local da sua viagem; este é o primeiro marcador no seu roteiro. Então você tem um voo para a Europa - há muitos lugares, para onde você vai?

Puxe um mapa. Há uma razão para a analogia ser "roteiro". Puxe um mapa literal, seja um mapa em papel ou maps.google.com, e o mapa figurativo, algum tipo de calendário.

Comece marcando compromissos e prazos não negociáveis. Alguns prazos são mais curtos que outros, mas os trate como se fossem firmes por enquanto.

Existem certos lugares em que você precisa estar em um determinado momento? Se você gostaria de ver o Coldplay em Londres no dia 15 de junho e o Radiohead na Suíça no dia 2 de julho, e então estar em Cracóvia no dia 18 de julho antes de se encontrar com um amigo em Praga no dia 1º de agosto - esses são prazos firmes. Marque-os no seu mapa e calendário. Essas são agora atualidades.

Onde estão os lugares que você deseja visitar? Marque-os no roteiro. Essas são atualidades confirmadas ainda não vinculadas a um tempo. Você sabe que agendará essas paradas em algum lugar, mas ainda não quando.

Olhando para o mapa, nos espaços entre todas as atualidades atuais, há lugares que você gostaria de visitar, com um capricho: "seria legal"? Marque-os na lista separada para possibilidades.

Com vários marcadores agora no seu roteiro, eles se tornam um quadro. O que resta é toda a potencialidade no espaço e tempo entre esses marcadores.

3. Conecte os pontos

Meu tipo favorito de atividade do livro de atividades. Pena que a vida real não vem com sequências numéricas.

É aqui que fica nebuloso e você terá que usar heurísticas e seu melhor julgamento. Algumas diretrizes:

  • Siga em uma direção no seu percurso; sem dobrar de volta. Isso economiza tempo e dinheiro.
  • Descobrir seu orçamento. Qual é o seu orçamento geral? Divida isso pelo número de dias para um orçamento diário aproximado.
  • Seja realista sobre quanto tempo você tem e quanto tempo você precisa

Para todas as atualidades e possibilidades do seu plano, faça a pesquisa:

Chegando la:

  • Quais são todas as rotas que você pode seguir para chegar lá? Quais são os caminhos mais comuns? Aviões, trens, ônibus, carros, carruagens, caminhadas. Várias opções e rotas dentro de cada modo de transporte.

Custo:

  • Qual é o custo médio de um dia por lá, incluindo hospedagem, comida e atrações?
  • Talvez em uma cidade você possa comprar um hotel 5 estrelas, enquanto em outra cidade, você terá que se contentar com um beliche em um albergue.

Tempo:

  • Quanto tempo leva para fazer as atrações turísticas típicas?
  • Quantos dias mais levaria para realmente aproveitar a cidade e explorar alguns de seus bairros?
  • Até quantos dias você pode gastar em cidades mais caras?
  • Existem passeios interessantes nas proximidades?

Trace o esboço dessas realidades e possibilidades em seu mapa. Se você tiver duas semanas para ir de Londres a Zurique, conforme descrito por seus marcadores, as possibilidades estão indo para o sul pela França ou para o norte pela Bélgica / Holanda / Luxemburgo / Alemanha.

Escolha sua própria aventura

No período limitado de duas semanas, quantas paradas ao longo do caminho podem ser feitas realisticamente? Faça pesquisas suficientes para que você possa fazer uma estimativa aproximada. Você pode passar quase todas as 2 semanas em Paris ou passar vários dias em Paris, alguns dias em Amsterdã, dois dias em Bruges. Faça a pesquisa nesses locais e faça as trocas.

Um dos erros mais comuns no planejamento de viagens é apressado. Você quer ver o máximo que puder no período de tempo limitado, para tentar incluir tudo, mas isso deixa todos exaustos e esgotados no final. Embora isso possa ser bom para uma viagem mais curta de duas semanas, não é possível manter esse ritmo em uma viagem de 12 semanas.

Erro de novato: "oh, são apenas três horas de trem de Londres para Paris - vamos planejar um trem matinal de Londres e chegaremos a Paris à tarde e contaremos como um dia em Paris".

Não. Você precisa levar em consideração o tempo que leva para arrumar suas coisas em Londres, fazer check-out, seguir para a estação de trem, chegar cedo à estação de trem e, assim que chegar a Paris, encontrar instruções e fazer a sua caminho para onde você está hospedado, faça o check-in e descompacte. Tudo isso é cansativo e leva tempo.

Não conto os dias de viagem como parte do número de dias em uma cidade. O horário na cidade imediatamente antes da partida e logo após a chegada são algumas horas de bônus que você pode usar para recuperar o fôlego ou espremer em uma última viagem ao seu local de crepe favorito.

Sim, isso é muita pesquisa. É assim que você começa a conectar os pontos. Depende de você fazer uma abordagem de profundidade ou largura para conectar esses pontos (finalizar cada segmento entre os marcadores antes de passar para o próximo vs. fazer pesquisas para todos os segmentos e finalizar todos os segmentos). Depois de ter uma ideia aproximada, você pode começar a ajustar seus parâmetros.

Notas de planejamento pessoal (eu não acabei fazendo nada disso em Hamburgo). As reservas confirmadas são separadas em uma planilha organizada por tipo de despesa.

Você deve começar a ter uma idéia do que deseja ver em cada um desses lugares. Você sabe que deseja ver o Big Ben e a London Bridge, a Plataforma 9 3/4, etc. Você não precisa ter roteiros detalhados do dia a dia, mas pelo menos alguns pontos em cada cidade que você deseja. acertar. Verifique se algum deles tem horário restrito, se você precisa comprar bilhetes com meses de antecedência. Talvez a cidade ofereça passes de viagem que incluam essas atrações.

Você não precisa planejar toda a viagem, principalmente as partes posteriores, mas deve ter uma idéia de como chegar a cada um dos marcadores atualizados obrigatórios e o que fará lá.

Depois de ter esse esboço, você pode começar a preencher os detalhes. Você precisa saber o que precisa planejar. Para uma viagem, é o seguinte:

  • vistos
  • transporte
  • alojamento
  • atrações
  • Moedas estrangeiras
  • como e o que levar

Quando você souber em que dias deseja estar, em quais cidades, como vai chegar e onde vai ficar, comprometa-se. Tudo o que você precisa reservar com antecedência, reserve. O que puder ser adiado, como bilhetes de trem que geralmente estão disponíveis algumas semanas ou dias antes, adie, mas verifique se isso faz parte do plano.

A partir daqui, continue planejando os detalhes à medida que sua data de partida se aproxima.

4. Controle o plano

Você fez a devida diligência em conectar os pontos e descrever sua viagem. Agora é hora de aproveitar todo o seu árduo trabalho de planejamento!

Faça algum planejamento, especialmente em viagens mais longas. Gosto de planejar roteiros específicos do dia-a-dia para um segmento no primeiro dia de um novo local, nessas poucas horas de viagem e acomodação no tempo. Este é o momento para o ajuste refinado:

  • Onde estão os melhores restaurantes locais?
  • Quais atrações fazem sentido para serem agrupadas em um dia?
  • Quantas pinturas você pode razoavelmente estar interessado em ver?

Se você estiver viajando com amigos, eles podem querer fazer coisas diferentes. Alice quer passar mais algumas horas no museu, enquanto Bob quer fazer algumas compras de souvenirs e comer sorvete? Certo. Escopo no tempo livre de seus itinerários para que todos possam explorar pontos turísticos específicos.

Esteja aberto à espontaneidade e à merda aleatória que sempre acontece. Talvez você encontre um novo amigo e decida fazer algo juntos no dia seguinte que não estava no seu itinerário. Talvez você fique resfriado em Amsterdã e precise descansar por mais um dia. Talvez você perca seu passaporte e precise fazer uma pausa e lidar com isso. Talvez você se apaixone por Budapeste e decida deixar passar Varsóvia. Seja flexível sempre que puder - é por isso que adiamos tudo o que poderia ser adiado durante os esboços. É a sua viagem e você controla o plano; o plano não controla você.

Aplicabilidade múltipla

Esses princípios de planejamento são aplicáveis ​​à maioria dos empreendimentos, mas você precisa pensar um pouco para descobrir o que realmente é necessário planejar, a fim de facilitar as tarefas. Para viajar, as metas foram traduzidas em planos concretos de onde ir, transporte, hospedagem, vistos, embalagem, etc. O que você precisará traduzir em suas metas varia de acordo com a atividade.

Vejamos mais alguns exemplos.

Aplicado ao planejamento trimestral

Para as equipes de engenharia, as metas precisam ser traduzidas para OKRs, projetos, tickets.

1. Debate: sua equipe de engenharia provavelmente tem um tipo de roteiro de longo prazo semelhante em mente, não muito diferente do quadro do Pinterest de todos os lugares que você visitará um dia. Estes podem ser roteiros guiados por objetivos maiores da empresa e da organização, bem como objetivos direcionados à equipe.

Faça um brainstorming com sua equipe sobre o que é o sonho coletivo. Estes podem ser ideais distantes do “talvez um dia” ou pequenos projetos de dois dias. Inicie um documento compartilhado no qual todos possam colaborar e compartilhar suas esperanças e sonhos. Faça uma reunião de brainstorming com notas autoadesivas, gráficos em T, etc.

2. Marque seu roteiro: comece a entender a importância e o impacto de alguns projetos propostos e agrupe-os por objetivos compartilhados e temas subjacentes. Por exemplo, pode haver vários projetos relacionados à redução da dívida do código; agrupe-os.

Você sabe quando o seu trimestre começa - esse é o seu primeiro marcador. Quanto ao restante deles - se a tarefa de sua equipe tem centenas de itens, por onde começar?

Sua equipe tem compromissos externos anteriores? Há algo que você precise coordenar com outra equipe? Existem metas da empresa nas quais você precisa entregar em uma data específica? Existe uma reunião com um investidor em um dia específico? Quando você precisa de um produto mínimo viável? Todos os outros projetos no trimestre precisarão ser planejados em torno dessas prioridades.

Existem projetos entendidos por unanimidade como projetos prioritários para a equipe? Se não houver prioridades claras, inicie uma discussão com seus líderes técnicos para nomear projetos e peça que justifiquem sua importância. Talvez eles sejam apaixonadamente dedicados a projetos específicos - peça que justifiquem sua prioridade. É necessário fazer trocas. Faça um julgamento sobre os projetos propostos e depois marque-os em uma lista separada como possibilidades.

3. Conecte os pontos:

Pergunte aos seus líderes de tecnologia que estão no escopo dos projetos - quanto tempo levaria para concluir? Uma estimativa aproximada. É na escala de dias, semanas ou meses? Você deve ter uma noção aproximada de quanto tempo um compromisso é um projeto em particular, bem como seu nível de impacto. A prioridade é determinada pela necessidade, impacto e tempo.

Planeje projetos obrigatórios no início do trimestre, seguidos por outros projetos com prioridade decrescente. Planeje apenas quantos projetos caberem na sua linha do tempo.

quando você comprometer demais
Você tem 10 semanas de engenharia produtiva por engenheiro por trimestre. [Adicionalmente] orça 20% do tempo para trabalhos genéricos de engenharia de sustentação em geral. - Camille Fournier, o caminho do gerente

Assim como os dias de viagem não são dias de turismo reais, seja realista com seu orçamento de dias de desenvolvedor. Os membros da equipe farão parte da PTO, há eventos, reuniões, cafés, interrupções sem fim, todos os quais esculpem nessas semanas bem bloqueadas.

4. Controle o plano:

Continue reuniões regulares de planejamento para abordar o progresso ao longo do trimestre. Um planejamento mais refinado precisará ocorrer dentro do trimestre - delineando projetos, atribuindo tickets, reuniões, comparações diárias etc. Esses são os veículos pelos quais qualquer trabalho é realmente rastreado e realizado.

Coisas repentinas podem surgir; pode ser necessário redefinir a prioridade no meio do trimestre. Isso é bom. Lembre-se: você, como equipe, controla o plano. À medida que você conhecer o seu estilo de viagem com o tempo, também conhecerá os estilos de trabalho de sua equipe com o tempo.

Aplicado aos Objetivos de Vida e Carreira

Este é o plano de cinco anos clichê. Ou um plano de dez, vinte, cinquenta anos. Se você está escrevendo um livro em seu plano de cinco anos, o que você precisa fazer agora para chegar a esse plano de cinco anos? Se está em seu plano de vinte anos se aposentar, o que você precisa fazer agora para chegar a esse plano de vinte anos?

Se você estiver trabalhando em um plano de cinco anos, marque seu roteiro para as metas ao longo do caminho. Conecte os pontos com itens de ação que o levarão a cada marcador de mapa. Controle seu plano, mantendo-se no caminho certo e atualizando seus objetivos à medida que suas aspirações mudam.

Aplicado à redação de ensaios

Seja um blog, uma redação ou um livro: comece com idéias dispersas, um tema e anote pensamentos e pontos não lineares que possam ou não se conectar - esse é um brainstorming. Faça uma pesquisa completa. Comece a marcar um roteiro agrupando idéias e condensando-as em pontos coerentes. Faça pesquisas adicionais para apoiar seus pontos. Conecte os pontos juntando esses pontos em uma peça compreensível.

Aplicado a atividades criativas

Desenhando algo? Comece com inspiração, quadros de humor, brainstorming. Em seguida, wireframes e maquetes de baixa fidelidade, prova de conceitos, estudos do usuário e, eventualmente, maquetes de alta fidelidade.

Escrever música? Comece com temas e humores, escolha uma assinatura de tecla, defina uma progressão de acordes e um ritmo. Adicione harmonias. Construa-o.

Aprendendo improvisação de jazz? Comece com uma única nota e experimente ritmos. Use apenas notas de acordes, modos e padrões mais complicados. Eventualmente, quebre todas as regras que você deseja.

agora você pode pegar qualquer coisa!

Esses princípios de planejamento são usados ​​ao seu redor e você provavelmente já aplica naturalmente esse padrão sem pensar nas atividades que realiza regularmente. Se você se sentir sobrecarregado com a conclusão de um projeto ou com as perspectivas do futuro, tudo bem. Tome passo a passo. Comece com o brainstorming. Marque seu roteiro. Ligue os pontos. Controle seu plano.

Agora você pode planejar qualquer coisa!

Obrigado pela leitura! Esta é a primeira peça que publiquei no Medium. Hesitei em escrever algo assim - escrever opiniões imperativas como "conselhos". Tipo, tudo aqui parecia óbvio o suficiente para mim. No entanto, muitos artigos e livros são escritos sobre coisas aparentemente óbvias e as pessoas comem essa merda; Eu como essa merda. Alguns pensamentos sobre isso:

  1. O senso comum não é tão comum.
  2. As pessoas adoram ler sobre o que já sabem, para reforçar e validar seus conhecimentos.
  3. Nunca foi tão fácil escrever e publicar com base em experiências anedóticas, e a qualificação dificilmente é um pré-requisito.

Seja o que for que levou à banalidade de muitos artigos e livros desse tipo, estou aqui para aproveitar isso. Venmo me $ 10 @theresama para encomendar meu livro no outono de 2039.

Esta é uma nota autoconsciente simultaneamente sincera e satírica. Estou desrespeitando você, leitor, se acho um pouco absurdo pensar que algo do que escrevi é útil ou importante? Estou desrespeitando a mim mesmo, o autor, se não acredito que seja? Para dedicar todo esse tempo e esforço, devo acreditar em algum nível que vale a pena escrever, mas ainda me sinto um falso em outro nível por escrever algo tão prático. Se você achou isso útil e aprendeu alguma coisa sobre planejamento, este artigo foi sincero e faça uma pré-encomenda do meu livro. Se você achou isso banal, este artigo foi satírico e faça uma pré-encomenda do meu livro.

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